Maîtriser les signatures électroniques pour les entreprises de formation en 7 questions clés

7 questions pour dominer la signature électronique

Une formation vous intéresse ?

Faites-nous part de votre projet de formation en remplissant le formulaire ci-dessous. Un formateur vous contactera rapidement.
Contact Form Demo

L’organisation de formations requiert souvent un temps considérable pour l’impression et la signature des documents. Heureusement, l’ère de la dématérialisation nous apporte une solution : la signature électronique. Digiforma s’intéresse vivement à ce domaine, c’est pourquoi nous avons intégré cette fonctionnalité.

Vous vous interrogez peut-être sur la légalité des signatures électroniques. Beaucoup d’idées reçues circulent et les fournisseurs n’hésitent pas à inonder vos boîtes mail pour promouvoir leurs solutions. Il est temps de faire le point clair.

Nous avons concocté pour vous un guide pratique 2022 sur les signatures électroniques. Pas de panique, cela se révèle bien plus simple qu’il n’y paraît.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique révolutionne la manière de valider les documents. Elle consiste à apposer une marque cryptée qui certifie l’identité du signataire de façon incontestable. Grâce à cette technologie, on peut maintenant conclure des accords sans avoir à imprimer le moindre papier.

Contrairement à ce que certains pourraient penser, insérer sa signature manuscrite au bas d’un document Word ne constitue pas une signature électronique valide. Le véritable atout de ce type de signature réside dans son marquage crypté qui assure authenticité et sécurité aux transactions en ligne.

Cette marque cryptée doit respecter des normes spécifiques pour être considérée comme valide juridiquement

Pour garantir l’authenticité d’un document numérique, il est essentiel que la signature apposée soit unique et inviolable. Ainsi, les fournisseurs de solutions de signature électronique intègrent dans le document un élément distinctif similaire à une empreinte digitale appelé hachage. Le moindre changement au sein du fichier entraînerait une modification de cette empreinte, compromettant du même coup la validité de la signature.

Par ailleurs, ces documents signés sont conservés pendant plusieurs années dans des conditions optimales afin d’éviter toute altération. En effet, des systèmes robustes veillent à protéger l’intégrité des fichiers stockés.

Certains services vont même jusqu’à offrir un espace sécurisé — semblable à un coffre-fort numérique — où vos documents importants peuvent être sauvegardés avec assurance. Ces mesures permettent ainsi aux utilisateurs de signer leurs PDF en toute confiance et sérénité, sachant que leur contenu reste fiable et préservé sur le long terme.

Les signatures électroniques sont-elles légales ?

En vertu du règlement eIDAS de l’Union européenne, les signatures numériques sont considérées comme valables sous réserve de respecter certaines conditions rigoureuses. Il existe trois sortes de signatures électroniques :

Une signature électronique qualifiée, qui est juridiquement équivalente à une signature manuscrite. Pour cela, il faut détenir un certificat numérique délivré par une autorité accréditée, ce qui reste assez exceptionnel.

La signature avancée, même si elle n’a pas la même valeur légale qu’une signature à la main, peut servir de preuve solide dans un dossier si certaines exigences sont satisfaites. Elle requiert notamment la transmission d’une pièce d’identité lors du processus.

Quant à la signature simple, elle possède une portée limitée et vous en avez probablement déjà fait usage. Elle se base sur l’envoi d’un code via SMS et associe votre identité uniquement à votre numéro de téléphone.

Un point crucial est que pour bénéficier pleinement des avantages d’une signature qualifiée, vous devez disposer d’un certificat cryptographique prouvant votre identité. Certains pays intègrent ces certificats dans les cartes d’identité nationales.

Pour renforcer l’autorité d’une signature avancée, deux critères principaux doivent être remplis : l’identification claire du signataire et le caractère infalsifiable du document signé. La conservation sécurisée sur le long terme s’impose également.

L’authentification forte du signataire sans certificat numérique nécessite souvent des méthodes indirectes pour conférer une valeur juridique au processus de signature. Utiliser un code envoyé par SMS pour vérifier une identité peut suffire dans certains cas mais n’est pas conseillé pour des engagements importants.

Il est aussi essentiel que le document signé soit conservé durablement et sans altération possible dans un coffre-fort numérique ; plusieurs fournisseurs proposent aujourd’hui des solutions économiques en ligne.

Il convient néanmoins de préciser que bon nombre de prestataires offrent principalement des signatures simples et peuvent tenter de les présenter autrement avec des terminologies trompeuses telles que « semi-avancées.

Voici pourquoi les signatures électroniques simples utilisent fréquemment deux voies de communication avec le signataire

Une demande de signature électronique est acheminée vers l’adresse mail du destinataire. Suite à cela, un code unique permettant la validation de cette signature est envoyé sur le téléphone portable du concerné via SMS. L’utilisation combinée de ces deux moyens de communication offre une preuve tangible que la personne qui appose sa signature est bien celle qu’elle prétend être.

Dans les faits, ce mécanisme d’authentification suffit amplement pour des contrats ou des accords d’envergure modeste. C’est ici que réside toute la finesse juridique liée à l’usage des signatures électroniques : un dispositif léger mais efficace pour sécuriser les transactions peu importantes.

La signature doit offrir un niveau de sécurité adapté au risque financier du document signé

Pour les gros contrats, il est souvent judicieux d’opter pour un système de signature électronique avancée ou qualifiée. C’est la méthode privilégiée par les banques et les assurances lorsqu’il s’agit de documents cruciaux, tels que les contrats d’assurance-vie.

Est-il possible de simplement coller une image de signature en bas des modèles de documents ?

Bien sûr, vous pouvez ajouter une griffonnure en bas d’un document pour donner à vos contacts l’impression qu’il est signé. Cependant, ce geste n’a aucune valeur juridique. Les documents de cette nature ne sont pas considérés comme officiellement signés. En revanche, la signature électronique représente bien plus qu’une simple marque visuelle : il s’agit d’une empreinte cryptographique intégrée au sein même du document. Elle assure ainsi son authenticité et sa validité légale contrairement à un dessin réalisé à la souris en fin de page qui ne remplirait pas ces fonctions.

Comment signer électroniquement des documents de formation et remplacer le tampon d’entreprise par une signature numérique sur les certificats ?

Maîtriser les signatures électroniques pour les entreprises de formation en 7 questions clés

Il est essentiel de faire la différence entre les contrats et les déclarations formelles. Certains documents, moins cruciaux, ne nécessitent pas une valeur probante forte car ils n’engendrent ni risque juridique ni financier considérable. Cela concerne en général les attestations et les certificats qui, fréquemment, ne requièrent pas la signature des deux parties impliquées mais simplement celle de l’entreprise ou son cachet.

Pour faciliter cette démarche, on utilise des tampons numériques. Ceux-ci apposent automatiquement une signature électronique sur le document par le biais d’un certificat numérique qui identifie la personne morale de l’organisme de formation.

Bien que cette méthode soit économique et pratique, elle ne doit pas être confondue avec la signature électronique classique qui engage individuellement une personne physique. Il convient donc d’être vigilant afin de reconnaître la portée légale des différents types de signatures utilisés dans le traitement des documents officiels.

Signature numérique des contrats

Pour sécuriser et authentifier des documents de manière numérique, opter pour un service en ligne spécialisé constitue une excellente démarche. Voici comment cela fonctionne :

– Téléchargez le document sur le site dédié, puis procédez à sa signature via l’interface proposée.
– Votre interlocuteur reçoit ensuite une invitation à signer le document. Cette étape s’accompagne d’un message de vérification par SMS pour confirmer son identité.
– Une fois signé, le document PDF est créé avec les signatures intégrées sous forme de marque cryptographique.

Le PDF final peut être conservé par certains services de signature électronique. Dans le cas contraire, pensez à sauvegarder votre document dans un coffre-fort numérique en ligne pour assurer sa pérennité.

Signature numérique des certificats

Des plateformes spécialisées proposent un système de tampon virtuel pour certifier des documents. Il suffit d’acheter ce tampon numérique et de téléverser vos fichiers pour les authentifier avant de les conserver sur le site à long terme.

Une autre méthode consiste à acquérir un certificat numérique auprès d’une entité fiable, à l’installer sur votre ordinateur et ensuite à utiliser un logiciel approprié pour signer électroniquement vos documents. N’oubliez pas de déposer ensuite le document signé dans un espace sécurisé en ligne.

Les feuilles de présence peuvent-elles être signées numériquement ?

Attention aux apparences trompeuses : les signatures électroniques fournies par certains prestataires ne possèdent pas une valeur probante forte. Selon le règlement européen eIDAS, ces signatures sont qualifiées de simples et leur fiabilité est bien moindre comparée à celle obtenue via un SMS lors d’une contractualisation.

Lorsque ces systèmes s’intègrent dans une plateforme d’apprentissage en ligne, la preuve se renforce un peu grâce aux adresses IP et aux activités réalisées sur le site. Mais là encore, il faut rester vigilant face à des tactiques commerciales qui prêtent à confusion. En réalité, ces méthodes n’assurent pas mieux l’identification réelle des apprenants, ce qui est pourtant essentiel.

Certains fournisseurs vont jusqu’à intégrer dans leurs documents des signatures non probantes tout en y ajoutant la leur propre signature électronique. Ils exploitent ensuite cette manœuvre pour affirmer que le document atteste véritablement des signatures recueillies, usant ainsi abusivement du label de « tiers de confiance », sans pour autant offrir davantage de garantie sur l’authenticité de l’identité des signataires.

De nouveau, prudence : le thème est aisée mais il convient de poser les questions adéquates

Quelle est la nature de la signature des stagiaires ?
Quel document d’identité a été utilisé pour vérifier cette dernière ?

Devrions-nous adopter les signatures électroniques ?

Hormis dans quelques cas particuliers des signatures électroniques avancées ou certifiées, les signatures que vous êtes amenés à adopter quotidiennement sont de simples signatures numériques. Passer au tout digital simplifie grandement la gestion administrative. Néanmoins, il convient de comprendre les limites de cette technologie et de l’utiliser judicieusement, notamment pour des contrats de faible envergure.

Quant à la signature des feuilles de présence électroniquement, elle soulève plus d’interrogations. En effet, ces dernières offrent peu d’assurances concernant l’authenticité de l’identité du signataire.

Dans un domaine où la fraude aux présences est une préoccupation majeure, il est prudent d’être sceptique face aux commerciaux qui cherchent à promouvoir leur solution coûte que coûte.

Les signatures électroniques qualifiées deviendront-elles un jour une norme ?

Une signature numérique robuste et certifiée pourrait être la clé pour résoudre les problèmes de valeur probante. Pour y parvenir, il est essentiel que chaque signataire dispose d’une identité numérique fiable. Des exemples de tels dispositifs existent déjà ; prenons le cas de l’Estonie qui intègre cette technologie à sa carte d’identité nationale.

L’Europe s’affaire actuellement à implémenter cette innovation dans tous les États membres. Ces efforts laissent présager des avancées imminentes en la matière. La perspective d’une harmonisation au niveau continental dessine un avenir où l’authentification électronique jouerait un rôle prépondérant dans la sécurisation des transactions et des communications officielles.

Qu’est-ce que l’eIDAS ?

Il est important d’être vigilant lorsque des fournisseurs prétendent que leurs services sont conformes aux normes de eIDAS. En effet, cette réglementation européenne reconnaît simplement trois types de signatures électroniques. L’utilisation du terme eIDAS par certains commerciaux n’est qu’une stratégie pour séduire les clients et ne garantit en aucun cas que la signature électronique proposée soit une signature électronique qualifiée. Il convient donc de distinguer entre les différents types de signatures et de s’assurer que le produit offert correspond réellement à ce qui est requis légalement et techniquement.

Partager cet article

Rechercher

Autres articles

Morgane

Morgane

Morgane est une rédactrice web spécialisée dans la formation. Elle est passionnée par les médias et la communication, et aime aider les gens à apprendre de nouvelles choses. Morgane a un talent particulier pour expliquer les choses de manière simple et concise, ce qui en fait une excellente pédagogue.

Après avoir obtenu son diplôme en communication, Morgane a commencé sa carrière comme journaliste pigiste. Elle a ensuite travaillé comme rédactrice web pour plusieurs entreprises, avant de se spécialiser dans la formation. Morgane a créé plusieurs cours en ligne, et a aidé de nombreuses personnes à améliorer leurs compétences en web design, en rédaction web, et en marketing.

Morgane est une experte dans son domaine, et elle adore partager ses connaissances avec les autres. Si vous cherchez à apprendre les ficelles du métier de rédacteur web, ou si vous voulez améliorer vos compétences en communication, Morgane est la personne qu'il vous faut !