Concevoir votre première newsletter : fidéliser vos stagiaires avec efficacité!

Créez une newsletter captivante pour stagiaires

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Il est crucial pour les organismes de formation de fidéliser leurs stagiaires. En effet, bien qu’un apprenant s’inscrive initialement à une seule formation, il pourrait être tenté d’explorer l’ensemble du catalogue proposé. L’un des moyens efficaces pour entretenir un lien durable avec eux après leur formation est l’utilisation de newsletters.

L’avènement des logiciels modernes a grandement facilité la création et la gestion de ces lettres d’information. Ils permettent notamment de catégoriser facilement votre base de contacts, personnaliser le design des courriels et analyser les statistiques liées à leur réception par les destinataires.

Cependant, même armés du meilleur outil qui soit, on peut se retrouver désemparé au moment d’amorcer sa première newsletter. Voici donc quelques étapes simples pour vous guider dans cette entreprise :

– Identifiez clairement votre public cible et segmentez votre base de données en fonction.
– Concevez un email attrayant qui reflète l’image de votre organisme.
– Suivez les retombées afin d’affiner vos prochaines communications.

Le but ultime est d’établir un dialogue continu qui suscite l’intérêt constant des anciens comme potentiels nouveaux stagiaires à travers des contenus pertinents et captivants.

Pourquoi créer une lettre d’information ?

Une lettre d’information, communément appelée newsletter, est essentiellement un outil de communication et non de démarchage commercial. Son objectif principal est de mettre en avant votre savoir-faire et non de pousser à l’achat de vos formations. C’est le reflet de votre expertise au travers des divers contenus que vous partagerez avec vos lecteurs : expériences clients, aperçu du quotidien de votre entreprise…

Lancer une newsletter nécessite la définition claire d’un but lié à la sensibilisation. Que ce soit pour augmenter le trafic vers votre site internet, constituer une base de données qualifiée, mieux connaître vos clients ou encore fidéliser les stagiaires – cet objectif orientera tant le public cible que le type d’informations diffusées dans vos courriels.

Il convient donc d’en tenir compte afin que chaque édition contribue efficacement à ces fins stratégiques.

Étape 1 : Constituer une base de données d’e-mails

Concevoir votre première newsletter : fidéliser vos stagiaires avec efficacité!

Pour réussir une newsletter, l’étape fondamentale est de rassembler une liste d’adresses email. Une diffusion efficace dépend avant tout d’un lectorat engagé.

Concevoir votre fichier de contacts :

Vous possédez sûrement déjà une précieuse collection d’adresses mail ! Qu’il s’agisse de contacts anciens ou récents, clients, prospects ou partenaires, l’envoi régulier d’une newsletter est un excellent moyen de maintenir le lien. Pour cela, plongez dans vos archives à la recherche de ces précieux contacts.

Pour enrichir votre base de données email tout au long de l’année :

– À l’issue d’une formation que vous dispensez, proposez aux participants de s’abonner à votre newsletter.
– Intégrez un formulaire d’inscription sur votre site internet pour ceux qui désirent vous suivre.
– Lors des événements professionnels auxquels vous participez, n’hésitez pas à solliciter les personnes rencontrées pour recueillir leur accord et ajouter leurs coordonnées à votre liste.

Nourrissez ainsi le lien avec vos interlocuteurs en leur partageant nouveautés et informations pertinentes grâce à une communication soignée. C’est une stratégie gagnante pour dynamiser votre réseau professionnel.

Segmentation de votre base de données email

Pour cibler efficacement votre communication, il est crucial de segmenter votre base de données emails. Rassemblez toutes les adresses dans un fichier Excel et ajoutez des informations détaillées telles que le nom, prénom, poste occupé et numéro de téléphone de chacun.

Affinez votre base en y intégrant des éléments spécifiques comme la participation à une formation chez vous, le niveau d’instruction ou encore la taille de l’entreprise du destinataire. N’oubliez pas d’indiquer comment et quand vous avez obtenu ces adresses email.

Avec un logiciel dédié au marketing par email, divisez ensuite vos contacts en sous-groupes pertinents selon leurs caractéristiques. Cela permettra d’envoyer des newsletters personnalisées qui répondent aux besoins et intérêts spécifiques de chaque catégorie.

Vous pourriez ainsi créer :

  • Un groupe pour les clients individuels et un autre pour les entreprises
  • Un groupe pour les petites structures (moins de 10 employés) et un autre pour les grandes (plus de 10 employés)
  • Des groupes mensuels afin d’étaler l’envoi d’une série d’emails sur plusieurs semaines ou mois

L’idée est d’adapter le contenu transmis pour qu’il soit aussi pertinent que possible. La segmentation est la clé qui vous permettra non seulement de personnaliser votre approche mais également d’accroître l’intérêt porté par vos prospects à vos communications.

Un mot sur la protection des données :

Avec l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les règles concernant l’utilisation des courriels pour les newsletters se sont durcies. Désormais, il n’est plus autorisé d’acquérir ou d’utiliser des bases de données mails à des fins autres que celles approuvées explicitement par le destinataire.

Lorsque vous souhaitez ajouter l’adresse mail d’un client ou participant à votre liste de diffusion, une étape supplémentaire est requise : il faut obtenir leur accord formel. Pour ce faire, deux méthodes sont possibles :

  • Proposer une case à cocher sur votre site internet qui ne doit pas être cochée par défaut.
  • Ou envoyer un mail contenant un lien sur lequel le destinataire devra cliquer pour confirmer son inscription.

Attention, si vous recueillez des adresses via un formulaire papier, le principe du ‘double opt-in’, soit cette confirmation par email, reste obligatoire !

Heureusement, les logiciels de messagerie actuels sont conçus pour s’intégrer parfaitement dans ce cadre légal et offrent la possibilité de gérer vos bases de données mails en toute conformité avec le RGPD.

Étape 2 : Paramétrez votre bulletin d’information

Choisissez un outil pour l’envoi

Créer des outils d’emailing automatisés représente un certain nombre de défis techniques, notamment concernant la mise en page, l’acheminement et le suivi des performances. Heureusement, plusieurs logiciels récents offrent aux entreprises la possibilité de concevoir facilement des bulletins d’information de haute qualité.

Parmi ces programmes on trouve :

  • Mailchimp : Très apprécié pour ses designs soignés, il offre une utilisation gratuite jusqu’à 2 000 emails par mois.
  • Mailjet : Ce logiciel se distingue par sa souplesse dans la personnalisation des newsletters et propose un tarif abordable d’environ 7 euros pour 30 000 emails mensuels.
  • Sendinblue : Extrêmement économique, Sendinblue permet l’envoi gratuit de jusqu’à 9 000 emails par mois, puis un forfait de moins de 6 euros pour 40 000 emails mensuels.

Selon les besoins spécifiques et le volume d’emails nécessaire à votre entreprise, ces solutions sont à envisager pour optimiser votre communication marketing.

Améliorez votre capacité de livraison

La capacité pour vos courriels d’atteindre la boîte de réception de vos destinataires plutôt que le dossier indésirable est cruciale. Envoyer un email depuis votre propre nom de domaine augmente les chances qu’il soit correctement reçu, car vous gérez directement votre image auprès des Fournisseurs d’Accès à Internet (FAI).

Pour maintenir une bonne réputation numérique :

– Optez pour un domaine d’envoi personnalisé. Les noms génériques comme gmail.com sont massivement utilisés et souvent mal notés par les FAI.

– Assurez-vous que vos lecteurs puissent se désabonner aisément en mettant à jour régulièrement votre base de données email et en insérant une option de désinscription dans le pied-de-page.

– Soyez transparent quant à l’identité de l’expéditeur et faites correspondre l’objet du message avec son contenu, rassurant ainsi le destinataire sur la légitimité du courriel.

Attention aussi à ne pas abuser des images. De nombreux services d’email hésitent à afficher par défaut les illustrations, ce qui peut conduire à recevoir des emails « vides », potentiellement perçus comme du spam.

Enfin, méfiez-vous des termes trop communs qui sont souvent considérés automatiquement comme spam par les FAI. Privilégiez un langage clair et précis pour passer au travers des filtres anti-spams tout en préservant la qualité et l’intérêt du message envoyé.

Étape 3 : perfectionnez le fond et la forme !

Conception d’une lettre d’information à votre effigie

L’aspect visuel d’une lettre d’information est primordial. Elle représente la vitrine de votre entreprise et doit être lisible sur tout type d’appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone. Il est donc judicieux de consacrer un peu de temps à sa conception.

Commencez par forger une newsletter qui reflète l’âme de votre société. Intégrez-y votre identité visuelle en utilisant les éléments caractéristiques tels que le logo, la palette de couleurs et la typographie spécifique à votre marque pour transmettre au mieux son esprit.

Ensuite, assurez-vous que le courriel soit confortable à lire ! Sans nécessairement faire appel à un designer graphique, choisissez des couleurs de texte qui ressortent bien sur différents fonds et ajustez la taille des images pour réduire le temps de chargement. Veillez aussi à ce que les marges soient suffisamment larges pour faciliter la lecture.

N’hésitez pas à effectuer des tests préalables et sollicitez l’avis de vos proches avant toute diffusion. Ils seront une aide précieuse pour valider l’accessibilité et l’esthétique du rendu final.

Le contenu : que doit contenir votre courriel ?

Créer une lettre d’information percutante, c’est trouver l’équilibre parfait entre personnalité et information. D’abord, captez l’attention avec un en-tête dynamique incorporant votre logo pour être instantanément reconnu.

Saisissez ensuite la chance de partager vos convictions ou des anecdotes dans un éditorial qui reflète les valeurs de votre entreprise, tout en y ajoutant une pointe d’esprit. La section actualités est cruciale : elle vous permet d’informer vos lecteurs des événements importants et des changements influençant votre domaine.

Témoignages – rien ne vaut la parole de ceux qui ont expérimenté vos formations pour gagner en crédibilité. Et n’oubliez pas de détailler les formations à venir pour que chacun puisse planifier sa participation.

Un bouton incitatif ne doit pas manquer, poussant à l’action comme s’inscrire à un cours ou partager du contenu sur les réseaux sociaux. Enfin, le pied-de-page clôt le message avec toutes les informations utiles et légales ainsi que le lien désinscription.

Avec ce cadre en tête, ajustez le contenu au goût du jour et aux attentes spécifiques de vos destinataires. Testez auprès d’un cercle restreint avant l’envoi généralisé et n’hésitez pas à emprunter des idées aux newsletters qui retiennent votre attention. C’est par cette méthode attentive que vous construirez une newsletter aussi unique qu’efficace.

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Morgane

Morgane est une rédactrice web spécialisée dans la formation. Elle est passionnée par les médias et la communication, et aime aider les gens à apprendre de nouvelles choses. Morgane a un talent particulier pour expliquer les choses de manière simple et concise, ce qui en fait une excellente pédagogue.

Après avoir obtenu son diplôme en communication, Morgane a commencé sa carrière comme journaliste pigiste. Elle a ensuite travaillé comme rédactrice web pour plusieurs entreprises, avant de se spécialiser dans la formation. Morgane a créé plusieurs cours en ligne, et a aidé de nombreuses personnes à améliorer leurs compétences en web design, en rédaction web, et en marketing.

Morgane est une experte dans son domaine, et elle adore partager ses connaissances avec les autres. Si vous cherchez à apprendre les ficelles du métier de rédacteur web, ou si vous voulez améliorer vos compétences en communication, Morgane est la personne qu'il vous faut !